Cách hạch toán chi phí thuê nhà, văn phòng, kho, xưởng

Chi phí tiền thuê nhà, văn phòng, nhà xưởng ... hạch toán như thế nào? Kế toán Việt Luật xin hướng dẫn cách hạch toán tiền thuê nhà, văn phòng, nhà xưởng ... (thuê tài sản) chi tiết như: Trả trước, trả hàng tháng, trả trước nhiều kỳ ...Cách hạch toán tiền Thuế nộp thay chủ nhả.
- Để có thể ghi nhận khoản chi phí tiền thuê nhà là chi phí hợp lý hợp lệ, thì các bạn cần phải cần:
+) Nếu thuê của Công ty: Hoá đơn, chứng từ thanh toán, hợp đồng, phụ lục hợp đồng ...
+) Nếu thuê của cá nhân: (Trường hợp này sẽ không có hóa đơn, vì Cơ quan thuế sẽ không cấp hóa đơn bán lẻ nữa)
Chi tiết bạn xem thêm tại đây: Cách đưa tiền thuê nhà vào chi phí hợp lý
Chú ý: Nếu giá trị > 20.000.000:
- Nếu thuê của Công ty (Tức là có hóa đơn) -> Thì bắt buộc phải chuyển khoản nhé.
- Nếu thuê của Cá nhân (Tức là ko có hóa đơn) -> Thì không cần phải chuyển khoản cũng được.
Dựa vào các điều kiện trên các bạn hạch toán như sau:
1, Nếu thanh toán trước (dựa vào chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê nhà ...):
Nợ TK 331 Chú ý: Nếu là khoản TRẢ TRƯỚC thì hạch toán như trên. Nhưng nếu là khoản ĐẶT CỌC để đảm bảo thực hiện hợp đồng thì các bạn hạch toán như sau:
2, Nếu trả tiền thuê nhà hàng tháng (hoặc hàng tháng nhận được hóa đơn):
Nợ TK 154, 627, 641, 642 ... (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào các bạn đưa vào chi phí đó nhé) 3. Nếu trả tiền sau (hoặc nhận được hóa đơn sau):
VD: Cty bạn thuê văn phòng của công ty A từ tháng 1 - 6. Nhưng chưa thanh toán, đến tháng 6 mới thanh toán, thì lúc này Công ty A mới xuất hóa đơn).
- Hoặc Cty bạn thuê nhà của Cá nhân từ tháng 1 - 6. Nhưng đến tháng 6 mới thanh toán
- Hàng tháng hạch toán:
Nợ TK 154, 627, 641, 642 ... (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào các bạn đưa vào chi phí đó nhé) - Khi thanh toán (hoặc khi nhận hóa đơn)
Nợ TK 335 4. Nếu trả tiền thuê nhà trước nhiều kỳ
VD: Thuê nhà từ tháng 1 - 6, thanh toán 1 lần vào tháng 1 (hoặc nhận được hóa đơn) , thì hạch toán như sau:
Nợ TK 242: Tổng số tiền.
Nợ TK 133: (Nếu có hóa đơn GTGT -> Thuê nhà của Công ty) - Định kì phân bổ khoản chi phí trả trước đó (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì để đưa vào TK chi phí tương ứng. VD: Thuê nhà làm văn phòng (mục đích quản lý) thì đưa vào 642, 6422, thuê nhà để làm nhà xưởng (sản xuất) thì đưa vào 154, 627..., thuê nhà để bán hàng (bán hàng) thì đưa vào 641, 6421...hạch toán như sau:
Nợ TK 154, 627, 641, 642 ...  VD: Ngày 1/1/2018 kế toán Việt Luật ký hợp đồng thuê nhà với Bà A (Cá nhân): Thời gian là 12 tháng, mỗi tháng 10.000.000 chưa bao gồm thuế, tổng cộng là 120.000.000 và trên hợp đồng ghi rõ là: Bên Công ty sẽ phải nộp các loại thuế thay chủ nhà, mục đích thuê làm văn phòng.
- Cùng ngày hôm đó Công ty đã thanh toán trước cho Bà A: 10.000.000.
- Đến ngày 5/1/2018 sau khi đã hoàn thành các thủ tục pháp lý, Công ty thanh toán nốt cho chủ nhà: 110.000.000.
- Cùng ngày hôm đó công ty đi nộp thuế thay chủ nhà, số tiền thuế phải nộp là: 13.633.332 (Trong đó gồm: Thuế môn bài = 300.000. Thuế GTGT 5% = 6.666.666. Thuế TNCN 5% = 6.666.666)
Lưu ý: Nếu tổng giá trị thuê nhà 1 năm < 100tr thì sẽ được miễn thuế môn bài, GTGT, TNCN. Nếu > 100tr thì nộp 3 loại thuế trên.
Chi tiết cách tính, kê khai thuế cho thuê nhà xem tại đây:
Cách hạch toán tiền thuê nhà của cá nhân như sau:
Ngày 1/1/2018:
- Hạch toán khoản trả trước (Dựa vào hợp đồng và phiếu chi…)
Nợ TK 331: 10.000.000 Ngày 5/1/2018:
- Khi thanh toán nốt số tiền còn lại cho chủ nhà:
Nợ TK 331: 110.000.000 - Dựa vào Chứng từ thanh toán:
Nợ TK 242: 120.000.000 Ưng- Dựa vào Chứng từ nộp tiền thuế thay:
Nợ TK 242:  13.633.332 Trường hợp DN thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế GTGT, thuế TNCN) và DN nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chí phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.
(Theo khoản 2 điều 4 Thông tư 96)
- Hàng tháng phân bổ vào chi phí:
Nợ TK 642: 11.136.111 (Mục đích thuê làm văn phòng "Quản lý")