Công việc của nhân viên kế toán tiền lương

- Điều quan trọng nhất mà kế toán tiền lương cần chú ý đó là dựa vào: Bảng chấm công, bảng theo dõi công tác, phiếu làm thêm giờ, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành, hợp đồng lao động, hợp đồng khoán…. để lập bảng tính, thanh toán lương và bảo hiểm xã hội cho người lao động.

1. Công việc chủ yếu của kế toán tiền lương:

- Chấm công hàng ngày và theo dõi cán bộ công nhân viên.
- Tính lương và các khoản  trích theo lương cho cán bộ công nhân viên.
- Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương.

2. Các công việc cụ thể:

 - Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng và chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động.
- Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ về các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động.
- Xây dựng thang bảng lương để tính lương và nộp cho cơ quan bảo hiểm.
- Thực hiện việc kiểm tra tình hình chấp hành các chính sách, chế độ về lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm ý tế (BHYT) và kinh phí công đoàn (KPCĐ). Kiểm tra tình hình sử dụng quỹ tiền luơng, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ.
- Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh
- Lập báo cáo về lao động, tiền lương , BHXH, BHYT, KPCĐ thuộc phạm vi trách nhiệm của kế toán. Tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ.
a. Quản lý việc tạm ứng lương:
- Quản lý các đợt tạm ứng lương trong tháng của công ty.
- Tính tạm ứng lương cho toàn thể công ty, cho một nhóm nhân viên hoặc cho một nhân viên.
- Xây dựng mức tạm ứng lương linh hoạt như: số % lương cơ bản hoặc giá trị tiền riêng cho từng nhân viên.
b. Quản lý kỳ lương chính:
- Xây dựng kỳ tính lương với các chỉ tiêu như loại lương, cách tính giờ làm, ngày bắt đầu và kết thúc kỳ  lương.
- Tính các khoản thu nhập hay giảm trừ lương cuối kỳ cho cán bộ công nhân viên.
- Đưa  bảng tính các đợt tạm ứng lương trong tháng vào bảng lương cuối kỳ để tính ra mức lương thực lĩnh cho từng nhân viên.
- Xây dựng bảng lương dựa trên thông tin lương nhân viên, thông tin kỳ lương và bảng chấm công.
- Tính và khấu trừ vào lương các chỉ tiêu nghĩa vụ phải nộp đối nhà nước như thuế TNCN, các khoản bảo hiểm bắt buộc như BHXH, BHYT một cách đầy đủ và chính xác.
- Quản lý các khoản thu nhập khác ngoài lương để quyết toán thuế TNCN cuối năm.

3. Những lưu ý khi làm kế toán tiền lương:

- Tìm hiểu các thông tin về lương, phụ cấp của nhân viên, các nhân tố ảnh hưởng đến phụ cấp.
- Chú ý đến những lao động thời vụ, thử việc, cách tính lương, mức khấu trừ trước khi trả lương.
- Biết cách tính và khai báo các khoản phụ cấp, thu nhập và các khoản khấu trừ.
- Tìm hiểu các khoản thu nhập chịu thuế, không chịu thuế TNCN,  các khoản giảm trừ...
- Tìm hiểu thủ tục đăng ký tham giao bảo hiểm cho nhân viên.
- Tìm hiểu về tỷ lệ trích các khoản theo lương mới nhất.
- Hiểu biết các yếu tố có ảnh hưởng đến nghiệp vụ nhân sự và tính lương của doanh nghiệp
Ví dụ: Kỳ tính lương, số ngày/giờ làm việc trong tháng, cách tính lương có thay đổi trong kì, mức bảo hiểm phải đóng bắt buộc, các thông số thuế TNCN…
- Biết cách tính thuế TNCN và kê khai thuế TNCN...

4. Các chứng từ cần sử dụng:

- Bảng chấm công.
- Bảng tạm ứng lương công ty.
- Phiếu tạm ứng lương nhân viên.
- Bảng thanh toán lương và BHXH
- Bảng kê chi tiết phụ cấp.
- Phiếu lương nhân viên.
- Bảng lương thanh toán qua ngân hàng.
- Báo cáo quyết toán thuế TNCN.
- Các biểu mẫu báo cáo BHXH.